UNIDAD 4

QUINTA SEMANA

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4.1. Introducción
4.2. Ingreso a Excel
4.3. Pantalla inicial de Excel
4.4. Símbolos del mouse
4.5. Hojas de Excel
4.6. Contraseña de Excel
4.7. Ambiente de trabajo
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HOJA DE CÁLCULO (EXCEL 2013)

4.1. INTRODUCCIÓN

Trabajar con hojas de cálculo resulta a menudo desalentador. Los usuarios principiantes suelen tener dificultades para encontrar las características que necesitan para llevar a cabo una tarea. Los avanzados verán a menudo que algunas funciones adicionales que les gustaría poder utilizar no existen actualmente. Uno de los principales objetivos de diseño de es ofrecer a ambos tipos de usuarios (y a los que se encuentran entre un grupo y otro) las herramientas necesarias para lograr una mayor productividad.

Excel le ofrece ahora a los usuarios principiantes e intermedios más confianza para trabajar con hojas de cálculo, ya que facilita el conocimiento de las funciones existentes a la vez que proporciona una mayor inteligencia para garantizar a los usuarios que no están cometiendo errores. En el caso de usuarios avanzados, Excel se centra en hacer que la ejecución de las tareas habituales resulte más sencilla e intuitiva.

Trabaje de manera más inteligente con Excel, el programa de cálculo y análisis de Office. Proporciona a los profesionales las herramientas que necesitan para administrar información de negocios y para los usuarios en general les ayuda a aprovechar al máximo la información

.

 

4.2. INGRESO A EXCEL 2013

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2013.

- Desde el botón Inicio, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio , iremos a una pantalla con un nuevo menú. Para poder encontrar la aplicación de Excel deberemos pulsar el icono con forma de flecha hacia abajo, situado en la esquina inferior izquierda.
Una vez hecho esto, veremos una nueva pantalla: la de aplicaciones. En ella aparece un listado de todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro equipo. Si no nos aparece el icono de Excel en pantalla, deberemos dejar el puntero del ratón en el lateral derecho de la pantalla, lo que provocará que se desplace el listado de aplicaciones. También podemos utilizar la barra de desplazamiento horizontal que aparece en la parte inferior de la pantalla para desplazarnos hasta encontrar el icono de Excel. Una vez localizado el icono acompañado del texto Excel 2013, sólo deberemos pulsar en él para abrir una nueva hoja de Excel.

  

 

Desde el icono de Excel del escritorio si se nos ha instalado este acceso directo al instalar Office.

Puedes iniciar Excel 2013 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aquí te explicamos cómo Trabajar con dos programas a la vez , para que puedas seguir el curso mientras prácticas.

Para cerrar Excel 2013, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.

- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el menú ARCHIVO y elegir la opción CERRAR .

4.3. PANTALLA INICIAL DE EXCEL

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta:

Si abrimos un Libro en blanco, clicando sobre la primera opción del menú de la derecha, se nos mostrará una hoja de cálculo. Vamos a ver sus componentes fundamentales: (Enguita Gasca, 2015)conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

 

4.4. SÍMBOLOS DEL MOUSE

1. En la hoja de cálculo, haga clic en la celda en la que desea insertar el símbolo.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Símbolo.

Aparece el cuadro de diálogo Símbolo.
3. Haga clic en la ficha Símbolos.
4. En el cuadro Fuente, haga clic en la fuente que desee utilizar. El conjunto de símbolos disponibles en la lista puede depender de la fuente que elija.
5. En la lista de símbolos, haga clic en el símbolo que desee insertar y luego en Insertar.

 

4.5. HOJAS DE EXCEL

Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:

§ Haga clic en el botón Nueva hoja en la parte inferior de la pantalla.

§ Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione la hoja de cálculo existente y, a continuación, haga clic en Inicio > Insertar, > Insertar hoja.

Para cambiar el orden de las hojas de cálculo en un libro, haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo que desea mover y, a continuación, arrástrela a la ubicación deseada.

 

4.6. CONTRASEÑA DE EXCEL

Si deseas proteger tus archivos de trabajo en Excel, puedes ponerles una contraseña. De este modo solo las personas que posean la contraseña podrán abrirlos. Para ello, sigue estos pasos:

En la hoja de trabajo en Excel, haz clic en "Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña"

 

En la ventana de dialogo que se abre, ingresa la contraseña y haz clic en "Aceptar". Confirma la contraseña y listo.

En adelante cuando quieras abrir el archivo aparecerá una ventana solicitándote ingresar la contraseña:

 

4.7. AMBIENTE DE TRABAJO

Si eres nuevo en Excel es importante que te familiarices con el entorno de trabajo y que conozcas los elementos básicos de la herramienta que nos permitirán hacer uso de ella al máximo. En esta ocasión haré una revisión de la pantalla Inicio así como de la ventana principal de Excel 2013.

 

Pantalla Inicio en Excel 2013

A diferencia de versiones anteriores, al abrir Excel 2013 observarás la pantalla Inicio la cual nos permite realizar diferentes acciones como abrir los libros de Excel que hayan sido utilizados recientemente o crear un nuevo libro ya sea en blanco o basado en alguna plantilla.

1. La barra lateral izquierda de la pantalla Inicio muestra la lista de Archivos recientes. Si es la primera vez que abres Excel 2013 entonces no se mostrará ningún archivo, pero conforme hagas uso de la herramienta la lista de archivos utilizados recientemente irá creciendo.
2. Debajo de la lista de libros recientes se encuentra el comando Abrir otros Libros el cual nos permitirá abrir archivos localizados en nuestro equipo. 
3. En el panel de la derecha se encuentra la opción Libro en blanco la cual crea un nuevo libro y abre la ventana principal de Excel. 
4. El equipo de Microsoft consideró conveniente incluir una breve guía que muestra las características de Excel 2013. Al pulsar la opción Bienvenido a Excel comenzarás a dar un paseo por la herramienta donde aprenderás más de su uso y beneficios. 
5. El resto de los iconos del panel derecho son útiles para crear nuevos libros de Excel basados en Plantillas. Puedes utilizar la barra de desplazamiento de la derecha para moverte hacia abajo y ver la totalidad de plantillas instaladas en tu equipo. 
6. Si las plantillas mostradas no cumplen con tus expectativas, entonces puedes realizar una búsqueda de plantillas en el sitio oficial de Microsoft haciendo uso del cuadro de búsqueda que se encuentra en la parte superior de la pantalla Inicio. 
7. Debajo del cuadro de búsqueda se encuentran algunas sugerencias que además son vínculos y que al hacer clic sobre ellos mostrarán las plantillas de Excel que cumplan con dicho criterio de búsqueda. 
8. En el extremo superior derecho de la pantalla Inicio se muestra la opción para iniciar sesión en línea y que es una opción que será de utilidad para acceder a recursos y servicios en Internet a través de Excel 2013.

 

Abrir otros Libros en Excel 2013

La pantalla Inicio nos permite crear nuevos libros en blanco así como elegir algún archivo utilizado recientemente sin embargo la opción Abrir otros Libros nos permitirá explorar otras ubicaciones para encontrar el libro que deseamos abrir.

La pantalla Abrir nos permite buscar en nuestro equipo local algún libro y de manera predeterminada muestra acceso al Escritorio y a la carpeta Mis documentos pero el botón Examinar nos permitirá navegar por toda la estructura de directorios de nuestro equipo o de cualquier dispositivos que tengamos conectado a él.
Algo muy importante a observar es la opción SkyDrive la cual nos da acceso al servicio de almacenamiento en Internet de Microsoft y que nos permite abrir los libros de Excel que hayamos almacenado en la nube. Si deseas conocer más sobre este servicio consulta la página oficial de SkyDrive: https://skydrive.live.com/

 

Ventana de Excel 2013

Una vez que hayamos decidido crear un nuevo libro en blanco o que hayamos abierto algún libro existente se mostrará la ventana principal de Excel. Es importante conocer las partes que la integran ya que pasaremos la mayoría del tiempo utilizando cada una de sus partes.

 

1. En la esquina superior izquierda se encuentra la barra de herramientas de acceso rápido que nos permite colocar los comandos que deseamos tener siempre disponibles en dicha área. De manera predeterminada tenemos el botón Guardar y los comandos Hacer y Deshacer.

2. La cinta de opciones es precisamente donde se encuentran la gran mayoría de los comandos de Excel que nos ayudan a trabajar con la herramienta. Los comandos están organizados en fichas y de manera predeterminada Excel 2013 muestra 7 fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Al lado izquierdo de la ficha Inicio se encuentra el botón Archivo que nos llevará a la vista Backstage donde encontraremos los comandos necesarios para guardar, abrir o imprimir un libro así como algunos comandos adicionales.

3. Debajo de la cinta de opciones se encuentra la barra de fórmulas que es de suma importancia ya que nos permite ingresar y editar las fórmulas para realizar cálculos con los datos. Así mismo en esta área tenemos el cuadro de nombres que siempre muestra la dirección de la celda que está actualmente seleccionada.

4. El área de trabajo de una hoja está representada por columnas y filas. Las columnas están identificadas por letras y las filas por números y en esta área es donde colocamos nuestros datos. De manera predetermina Excel 2013 crea un libro con una sola hoja y cuyo nombre se puede encontrar en la etiqueta ubicada en la parte inferior izquierda del área de trabajo. Junto a dicha etiqueta se encuentra un botón con el símbolo + que nos permite crear nuevas hojas.

5. En la parte inferior de la ventana de Excel 2013 se encuentra la barra de estado donde la herramienta mostrará mensajes de importancia y en su extremo derecho encontramos los botones para cambiar la manera en la que visualizamos un libro así como el nivel de acercamiento de la hoja.

 

Ocultar la pantalla Inicio

Excel 2013 es la primera versión en mostrar una pantalla de Inicio ya que al iniciar cualquiera de las versiones anteriores se mostraba directamente la ventana principal. Si prefieres tener el comportamiento anterior de Excel y evitar la pantalla Inicio entonces debemos hacer una configuración especial en la herramienta. Haz clic en Archivo > Opciones y en la categoría Generales debes buscar la opción Mostrar la pantalla Inicio cuando se inicie esta aplicación:

VIDEO:

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