PROGRAMAS UTILITARIOS I

SÉPTIMA SEMANA

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4.12. Formatos numéricos
4.13. Imágenes en Excel
4.14. Funciones en Excel
4.14.1. Ejemplos de tipos de fórmulas
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4.12. LOS FORMATOS NUMÉRICOS EN EXCEL

Los formatos numéricos sirven, por ejemplo, para colocar el signo de una moneda, rebajar la cantidad de decimales, colocar un separador de miles, o cambiar la forma en que se muestra una fecha.

Cuadro desplegable formato de número

En esta hoja tengo una columna de costos. En el cuadro desplegable llamado “Formato de número” (1) aparece la palabra “General”. Este es el formato por defecto en Excel. Deseo que los números sean más fáciles de leer.

Separador de miles

Partamos con el separador de miles. Es este símbolo con tres ceros. (2) Agrega un punto cada tres cifras para hacer más fácil la lectura, además incluye dos decimales separados por una coma. (Si tu programa está configurado para países de habla inglesa, en vez de una coma aparecerá un punto)

Reducir o aumentar decimales

En algunos países latinoamericanos no se usan decimales para las monedas. Para poder cambiar esto aplico el comando “reducir decimales” que está representado por este ícono (3)

Agregar moneda

También es posible agregar un signo pesos para resaltar que son cantidades monetarias. Puedo elegirlo de una lista desplegable que aparece en la imagen. Al usar este formato, verás que incluye, además del signo pesos, dos decimales a mis datos. Y es que está aplicando un nuevo formato que tiene esas características.

Seleccionar formatos

También puedo elegir un formato del cuadro desplegable. Cada uno tiene algunas sutilizas que puedes explorar mirando el ejemplo que aparece debajo del formato.
Entre el formato moneda y contabilidad pareciera no haber diferencia. Pero si la hay y te lo quiero mostrar.

Formato Moneda y Contabilidad

Los dos números que ves en la imagen de arriba son iguales. El número es 12.700. Pero el primero tiene el formato moneda. Y el segundo contabilidad.
Puedes observar que la posición del signo pesos es distinta. En el formato contabilidad el signo está alineado a la izquierda. Además en el formato contabilidad los decimales están separados levemente del borde derecho.
El número en sí no cambia al aplicar un formato en Excel. Si seleccionas un número y revisas la barra de fórmulas te darás cuenta que ahí el número no aparece con el separador de miles ni con el signo pesos. Sólo en la celda se muestra así.

Formato Fecha

Y con esto en mente quiero que entiendas el formato de fecha. La fecha en Excel es un formato aplicado a un número. Y ese número corresponde a la cantidad de días que ha transcurrido desde el 31 de diciembre de 1899.
Te daré un ejemplo. Si escribes el número 1 en una celda y aplicas el formato “fecha corta” de la lista desplegable de formatos, aparecerá el 1 de enero de 1900, o sea un día después del 31 de diciembre de 1899.

Supongamos que naciste el 15 de agosto del año 90 y lo escribes con formato de fecha, es decir escribes 15/10/1990 en una celda. Ahora cambia el formato a General de la lista desplegable. Aparecerá 33161, que es la cantidad de días que transcurrieron desde el 31 de diciembre de 1899 hasta la fecha de tu nacimiento.
El formato de fecha es el único formato en que en la barra de fórmulas no aparece el valor numérico que hay detrás. Pero para Excel sigue siendo un número.
En el próximo video exploraremos un tema que suele ser confuso para muchas personas. El uso de porcentajes y decimales en Excel.

4.13. IMÁGENES EN EXCEL

Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo ilustraciones. Excel permite insertar:

Imágenes desde archivo
Imágenes en línea, pertenecientes a una galería online de Office.com
Formas, es decir, líneas, rectángulos, elipses, etc, para diseñar nuestros propios dibujos
SmartArt, que se compone de plantillas para crear organigramas
WordArt, compuesto por rótulos de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.

Sobre las imágenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello, disponemos de varias barras de herramientas que iremos viendo, compuestas fundamentalmente por las pestañas de Diseño y Formato que vimos para los gráficos.

Con todos estos elementos, no hay excusa para no diseñar hojas de cálculo con una componente gráfica atractiva.

Insertar imágenes en línea

En Excel 2013, el catálogo de imágenes prediseñadas sólo está disponible online: es decir, deberemos disponer de una conexión a internet para poder acceder a ellas. Para insertar una imagen en línea, debemos seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el botón de la pestaña Insertar. Aparecerá un cuadro de diálogo Imágenes en línea donde podremos o bien realizar una búsqueda sobre la galería de Office.com, o explorar imágenes en toda la red mediante el buscador Bing. Si tenemos instalado e integrado nuestro disco duro virtual OneDrive
Las ilustraciones de la galería de Imágenes prediseñadas de Office.com están etiquetadas bajo conceptos de forma que, por ejemplo, la imagen de la torre Eiffel está relacionada con los conceptos arquitectura, edificios, Europa, Francia, París, etc. En el recuadro Buscar en Office.com: podemos escribir el concepto que buscamos. Si se trata de una de las palabras clave relacionadas con una imagen, ésta se mostrará.
Si quisiéramos buscar imágenes en la web, deberíamos escribir en el recuadro Buscar en Bing.

Cuando ya tengamos introducidas las palabras para la búsqueda, pulsaremos sobre el botón en forma de lupa, del recuadro correspondiente y nos aparecerá una lista con una vista previa con los archivos localizados.
Una vez nos aparezca la lista con los resultados de la búsqueda, si queremos añadir una o varias ilustraciones a la hoja de cálculo simplemente seleccionamos las que nos interesen y hacemos clic en el botón Insertar.

Insertar imágenes desde archivo

También podemos insertar imágenes que tengamos en nuestro equipo, como pueden ser imágenes fotográficas creadas por nosotros o descargadas anteriormente de internet.
Para insertar cualquier archivo de imagen, debemos hacer clic en el botón.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen para escoger la imagen desde el disco duro. El aspecto del cuadro puede variar en función del sistema operativo que utilices.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar, pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará en nuestra hoja de cálculo.

Insertar captura de pantalla

Una opción que puede resultar útil es la de Captura de pantalla.
La captura de pantalla es una imagen exacta de lo que se está visualizando en la pantalla de tu ordenador. Los pasos normales para realizar una captura de pantalla son:

Pulsar la tecla Impr pant (Imprimir pantalla) para hacer la "foto" (copia de lo que estamos visualizando) y que se guarde en el portapapeles.
Pegar la imagen a un editor de dibujo o de imágenes, como puede ser el Paint.
Guardar la imagen.
Insertar la imagen en Excel desde la pestaña Insertar y la opción Imagen desde archivo.

Afortunadamente, en Excel 2013 podemos evitarnos todos estos pasos simplemente con un botón.

Al hacer clic sobre Captura de pantalla, se despliega un menú que permite escoger qué captura queremos.
Esto se debe a que esta herramienta toma una captura por cada una de las ventanas abiertas no minimizadas.
También dispone de la opción Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta Recorte incluida en Windows. Te permite escoger con qué zona concreta de la ventana quieres quedarte.
Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de Excel no aparece en la captura y se omite como si no existiera, de forma que podemos disponer de las capturas sin preocuparnos porque Excel nos tape zonas de la ventana o nos quite espacio en la pantalla.
Las capturas se insertarán en su tamaño real, pero no te preocupes, porque podrás manipular la imagen para cambiarle el tamaño y otras propiedades.

4.14. FUNCIONES EN EXCEL

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas. Así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8. De esta manera, la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo, se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así, hay funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Insertar función

Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas
Elegir la opción Insertar función.

O bien hacer clic sobre el botón fx de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2013 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y, a continuación, haciendo clic sobre el botón Ir. De esta forma, no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría; esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.
Observa cómo, conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

Al final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: este cuadro variará según la función que hayamos elegido. En nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que, generalmente, será una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo; a continuación, seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y, sin soltar el botón, arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3, la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

4.14.1. EJEMPLOS DE TIPOS DE FÓRMULAS

La suma simple (SUMA)

Permite sumas varios datos numéricos, como en la escuela. Existen dos formas de hacerlo. La primera permite sumar celdas contiguas (en una fila o en una columna):

Escribe =SUMA(primera_celda:última_celda) en la celda donde deseas que aparezca el resultado.

Variante: Esta fórmula también permite sumar todos los números contenidos en un área rectangular específica (formada por varias filas y columnas), si consideras como primera celda a aquella ubicada en el vértice superior izquierdo y como última a aquella que se encuentra en el vértice inferior derecho.

En los ejemplos siguientes, "primer_celda:última_celda" siempre será designado con el término "rango".

El segundo método te permitirá sumar celdas individuales (no contiguas):

Escribe =SUMA(celda1;celda2;celda3;celda4) en la celda donde quieres que aparezca el resultado.

Ejemplo:

Para sumar el contenido de la columna de la izquierda, escribe en una celda de tu elección =SUMA(A1:A5).
Para sumar el contenido de toda la tabla, escribe en una celda =SUMA(A1:A5).
Para sumar solamente las celdas que tienen un número negativo, escribe en una celda =SUMA(A1:B3:B5).

Sumar de acuerdo a un criterio determinado (SUMAR.SI)

Ten en cuenta que esta función sólo está disponible a partir de Excel 2007.
Una tabla puede presentarse en la forma de una lista con diferentes datos, aunque tú no desees trabajar con todos ellos a la vez.
Si esta lista es larga, puede resultar tedioso seleccionar uno por uno los elementos idénticos para sumarlos. En este caso, es posible ordenarle a Excel que los encuentre y a continuación los sume con la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI(rango;"criterio";rango_suma).

El "criterio" es la condición a buscar en la tabla. El rango es el rango de celdas que contienen el criterio a evaluar. Rango_suma es el rango de celdas donde se encuentran los números que deseas sumar.

Ejemplo:

En este ejemplo, el criterio que buscamos es "rojo".
Para sólo calcular el número de "rojos", escribe en una celda la siguiente fórmula: =SUMAR.SI(B1:B5;"rojo";A1:A5).

Sumar de acuerdo a varios criterios (SUMAR.SI.CONJUNTO)

Una tabla puede brindar una amplia variedad de información. Excel te permite sumar datos numéricos que cumplan con diferentes criterios, gracias a esta fórmula especial:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango_criterios1;criterios1;rango_criterios2;criterios2;….).

Rango_suma es el rango de celdas donde se encuentran los números que deseas sumar.

Rango_criterios1 representa el rango de celdas que contienen los datos referidos al primer criterio, rango_criterios2 se refiere al segundo criterio, etc.

Criterio1 es la primera condición a buscar en la tabla, etc.

Ejemplo:

Para conocer el total de puntos obtenidos por los miembros del equipo amarillo, escribe en una celda de tu elección la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(D1:D13;C1:C13;C1;B1:B13;B1).

Variante: No es obligatorio seleccionar la primera y la segunda celda de una columna o fila, también puedes seleccionar toda la columna. En lugar de B1:B13, indica únicamente B:B.

Contar las celdas que cumplen un criterio (CONTAR.SI)

En lo que se refiere a las estadísticas, quizás quieras saber cuántas veces se repite una información a lo largo de una columna. En este caso, empleamos la siguiente fórmula:

=CONTAR.SI(rango;"criterio").
El rango representa el rango de celdas que contienen los datos numéricos a analizar. Criterio es la condición a buscar en la tabla.

Ejemplo:

En la tabla anterior, deseamos saber cuántas mujeres participaban del juego. Entonces, escribimos en una celda la siguiente fórmula: =CONTAR.SI(B1:B13;"Woman").
Sumar las celdas que cumplen varias condiciones (SUMAPRODUCTO)
Esta fórmula te brinda una estadística exacta para responder a esta pregunta: Cuántas veces se cumplen una serie de condiciones específicas en tu tabla. Esta fórmula te brindará la respuesta:

=SUMAPRODUCTO((rango_criterios1="criterio1")*(rango_criterios2="criterio2")).

Rango_criterios1 representa el rango de celdas que contienen los datos referentes al primer criterio, rango_criterios2 se refiere al segundo criterio, etc. Criterio1 es la primera condición a buscar en la tabla, etc.

Ejemplo:

Si utilizamos esta función en la tabla precedente, seremos capaces de determinar, por ejemplo, cuántos hombres forman parte del equipo amarillo. Sólo debemos escribir en una celda la siguiente fórmula:

=SUMAPRODUCTO((B1:B13="Hombre")*(C1:C13="amarillo")).

Sumar las celdas que verifican dos condiciones específicas (SUMAPRODUCTO)

Como ya hemos visto, SUMAPRODUCTO es principalmente una herramienta estadística capaz de determinar cuántas veces se cumplen ciertas condiciones. Te permitirá conocer cuántas números están comprendidos entre dos valores específicos, gracias a la siguiente fórmula:

=SUMAPRODUCTO((rango>=mínimo)*(rango<=máximo)).

Rango representa el rango de celdas que contienen los datos numéricos a analizar. Mínimo y máximo son los valores entre los cuales deben estar los números que buscamos.

Ejemplo:

Supongamos que en la tabla precedente deseamos saber cuántos jugadores marcaron entre 150 y 200 puntos. Entonces, debemos escribir en una celda la siguiente fórmula:

=SUMAPRODUCTO((D1:D13>=150)*(D1:D13<=200)).

El promedio (PROMEDIO)

Sería una pérdida de tiempo repetir la definición de promedio. Principalmente, porque es muy simple calcularlo con la siguiente fórmula:

=PROMEDIO(rango)

El rango representa el rango de celdas que contienen los datos numéricos a analizar.

Ejemplo:

Para calcular el promedio de todos estos números, escribe en una celda la siguiente fórmula: =PROMEDIO(A1:A5). Como en casos anteriores, también funciona con un rango de números en varias columnas o separados por comas.

Máximos y mínimos (MAX y MIN)

Buscar el valor más grande o más pequeño entre una gran cantidad de datos puede resultar un verdadero fastidio. Felizmente, Excel brinda una fórmula que hace el trabajo por ti. Es muy fácil de utilizar y se escribe de la siguiente manera:

=MAX(rango)

=MIN(rango)

El rango representa el rango de celdas que contienen los datos numéricos a analizar.
Variante: Puedes aplicar la búsqueda a varios rangos de celdas. En ese caso, las fórmulas serían:

=MAX(rango1;rango2)

=MIN(rango1;rango2)

Ejemplo:

Si quieres conocer el mayor valor de la tabla precedente, debes escribir en una celda esta fórmula: =MAX(A1:A6).
Si, por el contrario, deseas saber el menor valor numérico, escribe: =MIN(A1:A6).
Por supuesto, estas fórmulas son especialmente útiles en las tablas de gran tamaño.

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