OCTAVA SEMANA
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4.14.2. Funciones directas y celdas de referencia 4.14.3. Condiciones simples
4.15. Graficación
4.16. Impresión
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4.14.2. FUNCIONES DIRECTAS Y CELDAS DE REFERENCIAS
FUNCIONES DIRECTAS
Microsoft Excel cuenta con muchas funciones directas las cuales las cuales ejecutan cálculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.Una sintaxis de funciones tiene la siguiente estructura:
=FUNCION
(argumentos; condición….)
Para la función SUMA, Excel cuenta con un botón directo llamado Autosuma.
ARGUMENTOS
Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;) y la condición es opcional pues varía según la fórmula a aplicar, pueden ser números, referencias de celda, texto entre comillas, valores lógicos como verdadero o falso, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que deban ingresarse a una función es definido por la función misma, y cada uno de estos argumentos deberá ser un valor válido y del tipo requerido por el correspondiente orden en que es especificado por la función. Algunas funciones no necesitan argumentos como la función PI(). Nótese que pesar de no tener argumentos esta función, es obligatorio colocarle tanto el paréntesis de apertura como el de cierre.
=FUNCION (arg1;
arg2;…..;argn; condición….)
Ejemplos de funciones:
FECHAS
Excel también posee funciones de fecha; entre las más comunes tenemos:=AHORA() =FECHA(año; mes; día)
ASISTENTE DE FUNCIONES
El asistente de funciones permite estructurar la sintaxis de todas las funciones; se encuentra en el lado izquierdo de la barra de fórmula representado por fx.
REFERENCIA DE CELDAS
ESTILO DE REFERENCIA A1
De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas identificadas mediante y a las filas identificadas mediante números. Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda que se encuentra ubicada en la intersección de la columna B y la fila 2.
REFERENCIA A CELDAS EN OTRA HOJA DE CÁLCULO
En el siguiente ejemplo, la función PROMEDIO calcula el valor promedio de los valores contenidos en el rango B1:B10 de la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro de trabajo.
=PROMEDIO(Marketing
!B1:B10)
En este ejemplo se puede observar la referencia a otra hoja de cálculo en el mismo libro, donde el nombre de la hoja de cálculo seguido de un signo de exclamación (!) preceden a la referencia de un rango de celdas.
REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS EN LAS FÓRMULAS
Se puede referenciar a una celda de 3 formas posibles:
1. Referencia Relativa.- Tipo de fórmula predeterminada de Excel (ejemplo A1); el relleno de fórmulas se aprecia de la siguiente manera:
=A1+B1 =A2+B2 =A3+B3 ….Varia su valor al rellenar las fórmulas.
2. Referencia Absoluta.- Tipo de fórmulas que hace referencia a una celda específica (ejemplo $A$1) con el fin de que no varié; el relleno de fórmulas se aprecia así:
=$A$1+$B$1 =$A$1+$B$1 ….No varía su valor al rellenar las fórmulas.
=$A$1+$B$1 =$A$1+$B$1 ….No varía su valor al rellenar las fórmulas.
3. Referencia Mixta.- Se mantiene fija una fila o una columna pero no ambas (ejemplo $A1 o A$1); el relleno de fórmulas se aprecia así:
=A$1+B1 =A$1+B2 …En este caso no varía la fila 1 de la columna A.
4.14.3. CONDICIONES SIMPLES
CONDICIONALES SIMPLES
Se realiza una prueba condicional en valores y/o fórmulas y devuelve un posible valor o bien verdad o bien falso.
Estructura o
sintaxis: =SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
CONDICIONALES MÚLTIPLES
Se realiza varias pruebas condicionales en valores y/o fórmulas evaluándose cada una de ellas (si encuentra una verdad ejecuta las sentencias de la condición verdadera‖ y finaliza la condición múltiple; caso contrario sigue evaluando la siguiente condición o bien llega a valor_si_falso) y devuelve un posible valor o bien verdad o bien falso.
Estructura o
sintaxis: =SI(prueba_lógica1;valor_si_verdadero1 SI(prueba_lógica2valor_si_verdadero2; SI(prueba_lógicaN; valor_si_verdaderoN;
valor_si_falso)))
Se puede añadir hasta 64 anidaciones (65 condiciones en total) si desea añadir más condiciones de las permitidas entonces use el signo +. Los paréntesis se cierran dependiendo de los Si abiertos.
COMPARACIONES MÚLTIPLES
En estas fórmulas tenemos Y, O, NO. Permiten evaluar varias condiciones y de acuerdo a un criterio propio de la función devolverá verdadero o falso.Y: Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve
FALSO si uno o más argumentos son FALSO.
Estructura o sintaxis:
=Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...)
O: Devolverá
VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los
argumentos son FALSO.
Estructura o
sintaxis =O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1,
Valor_lógico2, ... en una OR y AND son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO. NO: Invierte el valor lógico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un valor no sea igual a otro valor específico.
Estructura o sintaxis:
=NO(valor_lógico)
4.15. GRAFICACIÓN
¿QUÉ ES UN GRÁFICO DE EXCEL?
Los gráficos en Excel son objetos que podemos crear en el momento que lo necesitemos y que representan visualmente una o varias series de datos numéricos. Dependiendo el tipo de gráfico que utilicemos será la apariencia de cada una de las series. En la siguiente imagen puedes observar un gráfico de líneas con dos series de datos:
La información de cada serie está almacenada en una columna diferente. La línea azul representa los datos de la columna Ingresos y la línea roja los datos de la columna Egresos. Además, cada pequeño círculo sobre la línea representa el valor de cada una de las celdas en los datos. Es así como un gráfico está vinculado a la información contenida en una hoja de Excel y si modificamos los datos, entonces el gráfico se actualizará automáticamente para reflejar los cambios.
PASOS PARA CREAR UN GRÁFICO EN EXCEL
Crear un gráfico en Excel es tan sencillo como seguir los siguientes dos pasos:
Con estos simples pasos habrás aprendido cómo hacer gráficos en Excel 2013. Tal vez la parte más complicada del proceso es saber elegir el gráfico adecuado para nuestros datos pero si te encuentras en esta situación, Excel 2013 tiene una nueva funcionalidad que nos ayudará en el proceso de selección de un gráfico.
- Selecciona una celda que pertenezca al rango donde se encuentran los valores numéricos. Nota que he mencionado que es suficiente hacer clic sobre una sola celda y no es necesario seleccionar todo el rango porque Excel incluirá automáticamente los datos de las celdas adyacentes.
- Una vez hecha la selección, ve a la ficha Insertar > Gráficos y haz clic sobre el botón del tipo de gráfico que deseas insertar y se mostrará un menú donde deberás seleccionar el gráfico deseado.
Con estos simples pasos habrás aprendido cómo hacer gráficos en Excel 2013. Tal vez la parte más complicada del proceso es saber elegir el gráfico adecuado para nuestros datos pero si te encuentras en esta situación, Excel 2013 tiene una nueva funcionalidad que nos ayudará en el proceso de selección de un gráfico.
GRÁFICOS RECOMENDADOS EN EXCEL 2013
Cuando tienes duda sobre el gráfico que debes elegir para tus datos, puedes hacer uso del comando Gráficos recomendados de Excel 2013 el cual hará un análisis rápido de los datos para hacer una recomendación. Para utilizar este comando debes hacer clic sobre una celda dentro del rango de datos y posteriormente ir a Insertar > Gráficos > Gráficos recomendados y se mostrará un cuadro de diálogo con las recomendaciones de Excel:
En el panel izquierdo tendrás el listado de los gráficos recomendados y al seleccionar alguno de ello se mostrará una vista previa en el panel derecho. Una vez que hagas tu elección deberás pulsar el botón Aceptar para crear efectivamente el gráfico.
En el panel izquierdo tendrás el listado de los gráficos recomendados y al seleccionar alguno de ello se mostrará una vista previa en el panel derecho. Una vez que hagas tu elección deberás pulsar el botón Aceptar para crear efectivamente el gráfico.
SELECCIÓN DE DATOS PARA CREAR UN GRÁFICO
En los ejemplos anteriores he mencionado que es suficiente con seleccionar una sola celda del rango de datos que deseamos graficar lo cual funciona perfectamente, siempre y cuando deseamos graficar todos los datos de las celdas adyacentes. Si nuestros datos se componen de varias columnas de las cuales solo queremos graficar una sola de ellas, entonces será necesario hacer la selección explícita de todos los datos a graficar. En la siguiente imagen puedes notar que he hecho la selección solo de la columna Mes y de la columna Ingresos:
Después de hacer la selección anterior pulsaré el comando Insertar > Gráficos > Gráfico de líneas > Línea con marcadores y el resultado será el siguiente:
Como puedes observar solamente se ha graficado la columna Ingresos que fue la selección realizada previamente. Es importante mencionar que la primera columna será considerada como las categorías de los datos siempre y cuando dicha columna tenga datos de tipo texto. Estas categorías las puedes ver reflejadas en las etiquetas del eje horizontal. Si en lugar de graficar la columna Ingresos queremos graficar la columna Egresos, entonces debemos seleccionar ambas columnas utilizando la tecla Ctrl la cual nos permite elegir múltiples rangos que no son adyacentes. Después de seleccionar la primera columna pulsa la tecla Ctrl y haz la selección de la segunda columna:
El resultado de la selección de datos anterior es una gráfica de la columna Egresos:
Es así como la selección de datos adecuada nos permite graficar la información deseada. Recuerda que si deseas graficar todo el rango de datos entonces es suficiente con seleccionar una sola celda dentro del rango.
Después de hacer la selección anterior pulsaré el comando Insertar > Gráficos > Gráfico de líneas > Línea con marcadores y el resultado será el siguiente:
Como puedes observar solamente se ha graficado la columna Ingresos que fue la selección realizada previamente. Es importante mencionar que la primera columna será considerada como las categorías de los datos siempre y cuando dicha columna tenga datos de tipo texto. Estas categorías las puedes ver reflejadas en las etiquetas del eje horizontal. Si en lugar de graficar la columna Ingresos queremos graficar la columna Egresos, entonces debemos seleccionar ambas columnas utilizando la tecla Ctrl la cual nos permite elegir múltiples rangos que no son adyacentes. Después de seleccionar la primera columna pulsa la tecla Ctrl y haz la selección de la segunda columna:
El resultado de la selección de datos anterior es una gráfica de la columna Egresos:
Es así como la selección de datos adecuada nos permite graficar la información deseada. Recuerda que si deseas graficar todo el rango de datos entonces es suficiente con seleccionar una sola celda dentro del rango.
4.16. IMPRESIÓN
Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si seleccionamos la opción Imprimir del menú Archivo, veremos la siguiente ventana:
También podemos utilizar la combinación de teclas Ctrl + P para acceder a ella.
En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuración de la impresión, que nos permitirán:
En la zona de la derecha, vemos la vista previa de la página. En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones inferiores o escribiendo el número de la página a visualizar si nuestra hoja sólo tiene 1 página, estos botones estarán inactivos.
También, en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la vista previa, pudiendo mostrar/ocultar los márgenes y elegir si visualizar la página completa.
Cuando esté todo listo para la impresión y quede como deseas, podrás pulsar el botón de la zona superior.
VIDEO:
También podemos utilizar la combinación de teclas Ctrl + P para acceder a ella.
En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuración de la impresión, que nos permitirán:
- Elegir cuántas copias queremos imprimir del documento.
- Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. También podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada.
- Opciones de Configuración como:
- Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección realizada.
- La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación, se imprime X veces cada página, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sería la impresión de tres copias de un libro que ocupa cuatro páginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sería: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4
- La orientación y el tamaño del papel.
- Modificar los márgenes.
- Ajustar la escala de impresión.
- Acceder a la Configuración de página.
En la zona de la derecha, vemos la vista previa de la página. En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones inferiores o escribiendo el número de la página a visualizar si nuestra hoja sólo tiene 1 página, estos botones estarán inactivos.
También, en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la vista previa, pudiendo mostrar/ocultar los márgenes y elegir si visualizar la página completa.
Cuando esté todo listo para la impresión y quede como deseas, podrás pulsar el botón de la zona superior.
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